Tietosuojaseloste

TOOLS Finland Oy (”TOOLS” tai ”me”) Y-tunnus 2446396-6, jonka osoite on PL 131, 48101 Kotka, Suomi on rekisterinpitäjä henkilötietoihisi kohdistuvaan käsittelyyn liittyen.

Käsittelyn kohteena olevat sinua koskevat henkilötiedot

Sinulta keräämämme tiedot

Kun olet yhteydessä TOOLSiin, voit luovuttaa meille henkilötietoja, kuten esimerkiksi nimesi ja yhteystietosi (esim. sähköpostiosoite, osoite). Saatamme myös kerätä sinuun liittyviä henkilötietoja muista lähteistä.

Henkilötietojasi on kerätty joko suoraan sinulta tai työnantajaltasi, meidän ja työnantajasi liikesuhteen yhteydessä.

Henkilötietojesi käsittelyn tarkoitus ja peruste sekä säilytysajat

Henkilötietojesi luovuttaminen meille ei ole lakisääteinen tai sopimuksellinen vaatimus, eikä sinulla ole muutakaan velvollisuutta luovuttaa meille henkilötietojasi. Jos et luovuta henkilötietojasi meille, se saattaa kuitenkin vaikuttaa mahdollisuuksiimme tehdä kanssasi sopimus tai hallinnoida sopimuksellisia velvoitteitamme.

Asiakas tai työntekijä

Kun otat meihin yhteyttä asiakkaana, ja kun käytät palveluitamme ja ostat tuotteitamme, me käsittelemme henkilötietojasi tarjotaksemme sinulle palveluita ja tuotteita sopimuksen mukaisesti. Tämän käsittelyn perusteena on meidän ja sinun välisen sopimuksen mukaisten velvoitteidemme täyttäminen.

Asiakkaan työntekijänä toimiessasi henkilötietojasi käsitellään myös asiaankuuluvissa tapauksissa asiakkaan kanssa solmitun sopimuksen mukaisesti laskujen ja maksujen käsittelemiseksi sekä sopimusvelvoitteiden hallinnoimiseksi, toimitusten käsittelemiseksi ja yhteydenpitoon. Toimiessasi työntekijänä käsittelemme henkilötietojasi oikeutetun edun perusteella. TOOLSin oikeutettuna etuna on tarjota asiakkaanamme olevalle työnantajallesi palveluitamme ja tuotteitamme.

Mikäli olet asiakassuhteessa kanssamme, tai olet ollut viimeisen kahdentoista (12) kuukauden aikana, taikka olet tällaisen asiakkaan työntekijä, etkä ole antanut suostumustasi alla olevan kappaleen mukaisesti, käsittelemme henkilötietojasi perustuen punnintaan sinun etujesi ja meidän oikeutetun edun välillä kyetäksemme markkinoimaan tuotteitamme ja palveluitamme suoramarkkinointitarkoituksessa. Emme koskaan käsittele arkaluontoisia tietoja oikeutettuun etuun perustuen. Tämä käsittely voi sisältää uutiskirjeiden ja kurssejamme koskevien tietojen lähettämistä sekä muuta suoramarkkinointia.

Mikäli olet antanut meille suostumuksesi, käsittelemme henkilötietojasi suoramarkkinointia varten. Tämä käsittely voi sisältää uutiskirjeiden ja kurssejamme koskevien tietojen lähettämistä sekä muuta suoramarkkinointia.

Käsitellessämme kirjanpidollisista syistä sinua koskevia henkilötietoja, kuten esimerkiksi palveluidemme tai tuotteidemme laskutukseen tai maksuun liittyen, ja sinun toimiessa asiakkaana tai asiakkaamme työntekijänä, suoritamme tätä käsittelyä Suomen kirjanpitolain asettamien lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi.

Käsittelemme kansallista henkilötunnustasi vain, jos se on käsittelyn tarkoituksen perusteella tarpeellista tai se on tarpeen luotettavan tunnistamisen takia, esimerkiksi mikäli olet yksityisyrittäjä, jolloin kansallista henkilötunnustasi on tarpeen käsitellä laskutusta varten.

Ei asiakas eikä asiakkaan työntekijä

Käsittelemme henkilötietojasi ottaessasi meihin yhteyttä tai kun olet jättänyt yhteydenottopyynnön. Käsittelyn tarkoituksena on auttaa sinua palveluidemme tai tuotteidemme käyttöön liittyvien kysymyksien kanssa. Tämä käsittely suoritetaan oikeutetun edun perusteella. TOOLSin oikeutettuna etuna on auttaa tulevia asiakkaita ja muita kiinnostuneita osapuolia vastaamalla kysymyksiin ja tarjoamalla potentiaalista aineistoa.

Käsittelemme henkilötietojasi tarjotaksemme asiaankuuluvaa suoramarkkinointia ammatilliseen rooliisi liittyen. Tarkoituksena tälle on informoida potentiaalisia tulevia asiakkaitamme TOOLSin palveluista ja tuotteista. Tämä käsittely suoritetaan oikeutetun edun perusteella. TOOLSin oikeutettuun etuun kuuluu potentiaalisten asiakkaiden informointi sellaisista tarjolla olevista palveluista ja tuotteista, jotka voivat kiinnostaa asiakasta tämän ammatillisessa roolissa. Tämä käsittely voi sisältää uutiskirjeiden ja kurssejamme koskevien tietojen lähettämistä sekä muuta suoramarkkinointia.

Mikäli olet antanut meille suostumuksesi, käsittelemme henkilötietojasi suoramarkkinointia varten. Tämä käsittely voi sisältää uutiskirjeiden ja kurssejamme koskevien tietojen lähettämistä sekä muuta suoramarkkinointia.

Toimittajan työntekijä

Toimittajamme työntekijänä toimiessasi henkilötietojasi käsitellään toimittajan kanssa solmitun sopimuksen mukaisesti laskujen ja maksujen käsittelemiseksi sekä sopimusvelvoitteiden hallinnoimiseksi, toimitusten käsittelemiseksi ja yhteydenpitoon. Käsittelemme henkilötietojasi työntekijyyteesi liittyen oikeutettuun etuun perustuen. TOOLSin oikeutettuna etuna on hallinnoida sopimussuhdetta ja täyttää velvoitteemme toimittajiimme/sinun työnantajaasi nähden.

Soveltuvissa tapauksissa käsittelemme henkilötietojasi roolissasi toimittajan työntekijänä kirjanpidollisin perustein, esimerkiksi laskutukseen liittyen tai maksaaksemme palveluistanne tai tuotteistanne. Tämä käsittely perustuu kirjanpitolaista johtuvaan velvoitteeseemme.

Evästeiden käyttö

Kun käytät verkkosivujamme, saatamme käsitellä IP-osoitettasi henkilötietona evästeitä käytettäessä. Voit lukea lisää evästeiden käytöstä osoitteessa TOOLS.fi.

Kenellä on pääsy henkilötietoihisi?

Henkilötietojasi jaetaan niitä meidän puolesta käsitteleville toimijoille eli tietojen käsittelijöille. Tietojen käsittelijämme ovat esimerkiksi IT- ja järjestelmätoimittajamme.

Siirrämme henkilötietojasi myös muille vastaanottajille kuin käsittelijöille, esimerkiksi viranomaisille ja perintätoimistoille. Kyseiset vastaanottajat ovat itsenäisiä rekisterinpitäjiä henkilötietojen käsittelyssä.

Henkilötietojen siirrot kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille

Me sekä toimittajamme ja yhteistyökumppanimme käsittelemme pääsääntöisesti henkilötietojasi ainoastaan EU/ETA-alueella. Jos henkilötietojen käsittely tapahtuu EU/ETA-alueen ulkopuolella, kyseessä on joko Euroopan komission päätös, että asiaankuuluva kolmas maa turvaa riittävän suojauksen tason, tai asianmukaiset suojatoimet, esim. tietosuojaa koskevat mallisopimuslausekkeet, sitovat yrityksiä koskevat säännöt tai Privacy Shield, joilla varmistetaan oikeuksiesi turvaaminen. Mikäli haluat vastaanottaa jäljennöksen toteuttamistamme suojatoimista tai tiedon siitä, missä nämä on asetettu saataville, saat sen ottamalla meihin yhteyttä.

Missä säilytämme henkilötietojasi?

Me, ja asiaankuuluvissa tapauksissa kolmannet osapuolet, olemme toteuttaneet useita turvatoimia suojataksemme käsittelyn kohteena olevat henkilötiedot. Meillä on käytössä palomuureja sekä viruksentorjuntaohjelmisto suojautuaksemme ja estääksemme luvattoman pääsyn tietoverkkoihimme ja järjestelmiimme. Työntekijöillämme on tarkat ohjeet kaikkien henkilötietojen käsittelyyn soveltuvien lakien ja säännösten mukaisella tavalla. Vain rajatulla määrällä työntekijöitä on pääsy tiloihin ja järjestelmiin, joissa henkilötietoja säilytetään, ja näihin järjestelmiin pääsy edellyttää salasanoja ja käyttäjätunnuksia.

Kuinka kauan säilytämme henkilötietojasi?

Emme käsittele henkilötietoja koskaan kauempaa kuin on soveltuvan lain, säännöksen, oikeuskäytännön tai viranomaisen päätöksen mukaan sallittua. Henkilötietoja, joita käsittelemme täyttääksemme kanssasi solmimamme sopimuksen, käsitellään normaalisti niin kauan kuin on tarpeellista suorittaaksemme sinua kohtaan olevat velvollisuutemme. Mikäli laki niin edellyttää, mikäli olet antanut meille suostumuksesi tai mikäli meillä on oikeus siihen oikeutetun edun perusteella, voimme säilyttää henkilötietojasi pidempään alla esitetyllä tavalla.

Suostumuksesi perusteella käsiteltäviä henkilötietoja käsitellään niin kauan, kunnes perut suostumuksesi.

Henkilötietojesi käsittely, joka suoritetaan oikeutetun edun perusteella sinuun kohdistuvaa suoramarkkinointia varten, toteutetaan soveltuvan kansallisen lain ja oikeuskäytännön mukaisesti. Mikäli olet meihin asiakassuhteessa, käsittelemme henkilötietojasi korkeintaan yhden (1) vuoden asiakassuhteen päättymisestä tai kunnes ilmoitat meille, että et halua vastaanottaa enää viestejämme. Mikäli et ole aktiivinen asiakas, käsittelemme henkilötietojasi korkeintaan kolme kuukautta tai kunnes ilmoitat meille, että et halua enää vastaanottaa viestejämme.

Tietoja maksuista, joihin liittyen käsittelyä edellytetään Suomen kirjanpitolain mukaan, säilytetään kyseisen lain mukaisesti kymmenen (10) vuoden ajan. Käsittelemme joitain ostoihisi liittyviä tietoja soveltuvan tavaroiden ja palveluiden ostoa koskevan lainsäädännön sekä kuluttajalainsäädännön mukaisesti.

Oikeutesi

Soveltuvan tietosuojalainsäännön mukaisesti sinulla on oikeus tarkastaa, mitä sinua koskevia henkilötietoja käsittelemme, ja oikeus vaatia henkilötietojesi oikaisua.

Voit tiettyjen olosuhteiden vallitessa vaatia henkilötietojesi poistamista tai niiden käsittelyn rajoittamista taikka vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Lisäksi olet tiettyjen olosuhteiden vallitessa oikeutettu vastaanottamaan henkilötietosi jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa ja siirtämään nämä tiedot toiselle rekisterinpitäjälle.

Sinulla on milloin tahansa oikeus kokonaan tai osittain peruuttaa antamasi suostumus henkilötietojen käsittelyyn. Peruutuksen vaikutus alkaa sen antamishetkestä. Sinulla on myös oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä suoramarkkinointia varten.

Mikäli haluat valittaa suorittamastamme henkilötietojesi käsittelystä, sinulla on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetulle tai mille tahansa muulle toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle, joka valvoo yritysten henkilötietojen käsittelyä.

Yhteydenotot

Mikäli haluat käyttää edellä mainittuja oikeuksiasi tai muuten ottaa meihin yhteyttä suorittamaamme henkilötietojesi käsittelyyn liittyen, voit ottaa yhteyttä meihin lähettämällä sähköpostia osoitteeseen GDPR@tools.fi.

Tämä tietosuojaseloste on laadittu TOOLS Finland Oy:n toimesta [15.5.2018].

Ditt samtycke gäller för följande domäner: tools.no, tools.fi, univern.no, grolls.se, tools.se, grolls.fi, alligo.com, swedol.se